Observa el trabajo que ya existe
Elige una tarea que el equipo realice de forma recurrente. Registra frecuencia, tiempo empleado y errores. Pregunta a quien la ejecuta qué información necesita y qué decisiones toma; un diagrama sin esa conversación suele omitir trabajo importante.
Mantén separadas las cifras observadas y las estimaciones. Si todavía no has medido el tiempo, no conviertas una impresión en una promesa de ahorro.
Acota una mejora comprobable
Define un resultado pequeño: registrar una consulta una sola vez, mostrar su responsable o generar un borrador con datos revisados. Especifica entradas, salidas y qué ocurre cuando faltan datos.
Reutilizar una herramienta existente puede ser suficiente. El software a medida tiene sentido cuando una necesidad relevante no queda bien cubierta y su coste total resulta razonable.
Compara beneficio y coste total
Incluye implantación, licencias, mantenimiento, formación y tiempo del equipo. Calcula escenarios conservadores en lugar de asumir que todo el tiempo liberado se convierte en dinero.
Antes de ampliar, prueba con un grupo pequeño, conserva una forma de volver atrás y compara el resultado con la referencia inicial.